Śniadanie wliczone w cenę hotelu obniża dietę zagraniczną o 15% pełnej stawki dobowej za każdy taki posiłek. Potrącenie stosuje się także wtedy, gdy pracownik ze śniadania nie skorzystał, bo liczy się to, że posiłek został zapewniony i opłacony przez pracodawcę.

Proporcje potrąceń za granicą

W podróży zagranicznej potrącenia są niższe niż w krajowej, bo dieta ma pokrywać także inne drobne wydatki. Obowiązują następujące proporcje:

Procent zawsze liczy się od pełnej stawki dobowej dla danego państwa, a nie od diety obniżonej za niepełną dobę ani od sumy diet za cały wyjazd.

Dlaczego śniadanie hotelowe się liczy

Za zapewnione wyżywienie uznaje się nie tylko posiłki kupione bezpośrednio przez pracodawcę, ale też te wliczone w cenę innej usługi, za którą płaci firma. Najczęstszy przypadek to śniadanie w cenie noclegu. Podobnie traktuje się posiłki zawarte w opłacie konferencyjnej lub szkoleniowej.

Pracownik, który wyszedł z hotelu wcześnie i nie zjadł śniadania, nie odzyskuje przez to pełnej diety. Jeżeli śniadanie było w cenie pokoju, potrącenie trzeba zastosować.

Przykład: trzy doby we Francji

Pracownik spędza we Francji równo trzy doby. Dieta dla Francji wynosi 55 EUR, więc za cały pobyt należy się 165 EUR. Hotel obejmował śniadania przez trzy dni, a w jednym dniu organizator konferencji zapewnił obiad.

• diety: 3 × 55 EUR = 165,00 EUR,
• trzy śniadania: 3 × 8,25 EUR = 24,75 EUR,
• jeden obiad: 16,50 EUR,
• do wypłaty: 165,00 − 24,75 − 16,50 = 123,75 EUR.

Kwoty po potrąceniach dla każdego kraju, z rozbiciem na poszczególne doby i posiłki, policzy ten kalkulator, co przydaje się zwłaszcza przy wyjazdach, w których zestaw posiłków zmienia się z dnia na dzień.

Krótki wyjazd i potrącenie

Ponieważ procent liczy się od pełnej stawki, przy krótkiej podróży potrącenie może pochłonąć dużą część diety. Przykład: wyjazd do Belgii trwający 10 godzin, za który przysługuje połowa diety, czyli 27,50 EUR. Jeżeli kontrahent zapewnił kolację, potrącenie wynosi 30% z 55 EUR, czyli 16,50 EUR. Do wypłaty zostaje 11,00 EUR.

Potrącenie nigdy nie tworzy kwoty ujemnej. Gdy suma potrąceń przekracza należną dietę, wypłaca się zero.

Przy podróży wielodniowej potrącenia sumuje się dzień po dniu. Jeżeli w jednym dniu hotel podał śniadanie, a w drugim pracownik miał dodatkowo zapewniony obiad i kolację, każdy z tych posiłków obniża dietę osobno, zawsze o swój procent pełnej stawki. Dlatego zestawienie posiłków najlepiej prowadzić w podziale na kolejne dni pobytu, a nie łącznie dla całego wyjazdu.

Pełne wyżywienie za granicą

W przeciwieństwie do podróży krajowej, za granicą pełne wyżywienie nie odbiera diety w całości. Pracownikowi zostaje 25% stawki. Przy wyjeździe do Wielkiej Brytanii z dietą 45 GBP i zapewnionymi wszystkimi posiłkami do wypłaty zostaje 11,25 GBP za dobę.

Jak to dokumentować

W rachunku kosztów podróży pracownik powinien wskazać, które posiłki miał zapewnione w poszczególnych dniach. Pomaga w tym faktura hotelowa (często wyszczególnia śniadanie) oraz program konferencji. Dział kadr nie musi ustalać, czy posiłek został zjedzony, wystarczy informacja, że był zapewniony.

Proporcje potrąceń i zasady pełnego wyżywienia wynikają z rozporządzenia w sprawie należności z tytułu podróży służbowej. Dieta wypłacona w tych granicach jest zwolniona z PIT i składek ZUS.

Przy rezerwacji hotelu warto od razu zanotować, czy cena obejmuje śniadanie, i przekazać tę informację pracownikowi. Rozliczenie składane w ciągu 14 dni od powrotu będzie wtedy kompletne, a kwota diety nie wymaga późniejszej korekty.